会議に出ていても何も決まらない、毎回会議時間が延長になってしまう、
よくある話ではないでしょうか。
本記事では、無駄がなく実のある良い打ち合わせを実践するために
気をつけるべきことを3つ紹介いたします。
想定する読者
- 現場に配属されて間もない新入社員の方
- 無駄な打ち合わせの多さに課題感を持っている方
- 普段何気なく打ち合わせに参加してしまっている方
良い打ち合わせのために大事なポイント
そもそも「良い打ち合わせ」って何なんでしょうか。
個人的には、以下を満たすのが良い打ち合わせなのかなと思っています。
- ゴールに対するアウトプットが素早く出る（時間効率が良い）
- アウトプットに納得感があり、新たな気付きが得られる（質が良い）
そんな良い打ち合わせをするために大事なポイントからお伝えすると、以下の3点です。
- 参加者全員が打ち合わせへの参加目的を持っていること
- 打ち合わせの目的とゴールが決まっていて、参加者全員が共通認識を持っていること
- ゴールに向けたインプットとアウトプットの方向性について、参加者全員が共通認識を持っていること
といったところで、次から本題に入っていきましょう。
こんな打ち合わせの経験はありませんか？
打ち合わせ中にこんなことを思ったことはありませんか？
実は最近、筆者が打ち合わせに参加していて、思ったことを書き並べました。
打ち合わせ前にアジェンダを準備して、タイムスケジュールを決めておく
というようなこともあると思います。
自分への戒めの意味を込めて、そもそもアジェンダ云々の前に
打ち合わせでやってはいけないことと、
良い打ち合わせを行うために、頭の中で考えていることを整理してみました。
打ち合わせでやってはいけない3つのこと
当たり前な部分も多々ありますが、案外守れていないことが気がします。
- 目的が無いまま、打ち合わせに参加している
→自分の存在意義が不明であるのならば、打ち合わせに居る意味が無いです - 参加者の中で打ち合わせの目的・ゴールの共通認識が合っていない
→話が脱線して、まとまりません - 参加者の中でゴールに向けたインプットとアウトプットの共通認識が合っていない
→何も決まらない打ち合わせにありがち。ふわっと始まってふわっと終わる
目的が無いまま、打ち合わせに参加している
目的が無いまま、とりあえず呼ばれたから打ち合わせに参加しようということは
何度か経験があると思います。
何かしらの理由があって、その打ち合わせに呼ばれているはずです。
自分なりの目的意識を持つのが大事です。
もしも目的が無いのならば、打ち合わせに参加する意味は無いです。
時間を無駄にしてしまうので、打ち合わせに参加するのを断るのもいいでしょう。
参加者の中で目的・ゴールの共通認識が合っていない
何のために今打ち合わせをしようとしているのか、打ち合わせ後にどんな状態になっていることを期待しているのか、参加者全員の共通認識を合わせましょう。
そしてこの目的とゴールの共通認識は、打ち合わせの冒頭で必ず合わせましょう。
参加者全員の目に見える場所で共有すると、なお効果的です。
この共通認識が合わない中で議論すると、以下のようなことが起こります。
- 話が脱線して、打ち合わせの趣旨から逸れる
- 的はずれな意見が出てきて、議論が収束しない
- どうなったら打ち合わせが終わるのかが分からず、グダってしまう
「アンケート結果の確認」というお題だったとしても、
目的が「良い回答結果の分析」なのか、「悪い回答結果の分析」なのか
はたまた「アンケート回答率が悪い件に対する対応策の検討」なのか、
それぞれの目的によって、議論の方向性は大きく変わります。
まずは目的とゴールの共通認識を合わせて、打ち合わせのスコープを決めましょう。
これだけでも、議論が脇道にそれてしまう可能性は減ります。
もしも脇道にそれてしまっても、「目的とゴール」の共通認識があれば、
「今って何を決めるための話でしたっけ？」なんてとぼけ方をして、
議論を本筋に戻すことができます。
ゴールに向けたインプットとアウトプットの共通認識が合っていない
先程の目的とゴールの共通認識を合わせる話と被る点もあります。
ゴール（目指している状態）に向けて、
打ち合わせの中でどんな方向性のアウトプットを出そうとしているのか、参加者全員の共通認識を合わせましょう。
また、アウトプットを出力するために、何をインプットにするのかも共通認識を合わせましょう。何をインプットにするのかは、特におろそかになりがちです。
これらのインプット、アウトプットも打ち合わせの冒頭で共通認識を合わせましょう。
事前に、100点が取れるほど完璧に決められるものではないです。しかし、具体的であればあるほど、打ち合わせの精度が高くなります。決めたいことが決まって、満足した状態で打ち合わせを終えられる可能性が高くなります。
どんな仕事であっても、何かしらのインプットに対して、
何かしらの作業（加工）を加えることで
アウトプットを出力していると思います。
この営み自体の考え方は、打ち合わせに当てはめても同じです。
ただ、複数人で同じ営みをしなければならないので、全員が同じ方向を向いて議論に集中出来るように、共通認識を合わせることが大事になります。
良い打ち合わせにするために必要なこと3つ
再掲ですが、理想の打ち合わせに必要なのは、以下の要素だと考えます。
- 参加者全員が打ち合わせへの参加目的を持っている。参加目的の認識にブレがない
- 打ち合わせの目的とゴールが決まっていて、参加者全員が共通認識を持っている
- ゴールに向けたインプットとアウトプットの方向性について、参加者全員が共通認識を持っている
例えばですが、アンケート項目を検討/作成するための打ち合わせにおいて、
打ち合わせの目的、ゴール、インプット、アウトプット、参加者の参加目的それぞれの関係性を図解すると、以下のようなイメージです。
ここまで具体的な打ち合わせの設計がされていれば、
決めたいことや打ち合わせ参加者が考えなければならないことが明確になっていて、
無駄なことがない、良い打ち合わせになりそうな気がしませんか…？
逆に言うと、打ち合わせの目的、ゴール、インプット、アウトプット、参加者の参加目的が整理されていない状態で打ち合わせが始まってしまった場合、まずはこれらの要素を確認し、参加者全員の共通認識を合わせましょう。
例えばですが、もしも以下のようにゴールが不明なまま打ち合わせが進んでしまった場合、
参加者の参加目的もばらばらなまま、議論が脱線し、決めたいことが決まらない、話が進まない、残念な打ち合わせになってしまうことでしょう。
最後に
完全に自分のことを棚に上げて、理想論を語ってしまいました。
インプットやアウトプットなんかは、方向性だけ決まっていれば
100点満点で合わせる必要はないと思います。
打ち合わせの目的、ゴール、インプット、アウトプット、
参加者の参加目的を合わせることで
スムーズに打ち合わせが進むことは間違いありません。
図で描いてみると、打ち合わせの本題に入る前の共通認識を合わせる部分が
重要であることがより実感できた気がします。
正直、これらの他にもアジェンダを作ってみる等、
考えて準備することはたくさんあると思います。
皆さんが考える、打ち合わせでやってはいけないこと、やるべきことについて、想うことがあれば、是非ともコメントいただきたいです。皆さんのコメントを、私自身の気づきや学びとさせていただければと思っております。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました。
